Как планировать свое время грамотно и все успевать? Умение планировать время — ценный навык. Здесь собраны самые лучшие и эффективные техники и методы тайм-менеджмента, которые помогут повысить продуктивность без стресса. Вы узнаете как расставлять приоритеты, планировать и организовывать свое время.
Лучшие техники, которые помогут повысить продуктивность, справиться с отвлекающими факторами и уменьшить прокрастинацию.
Как планировать свое время. Техника Помидора
Техника Помидора — это метод тайм-менеджмента, разработанный Франческо Чирилло в конце 1980-х годов.
Она названа в честь таймера в форме помидора, который Чирилло использовал для отслеживания своих рабочих сессий. Этот таймер по-итальянски называется «помодоро».
Эта техника включает в себя разбивку вашего рабочего дня на короткие, сфокусированные интервалы работы (обычно по 25 минут), называемые «помодоро», разделенные короткими перерывами (обычно по 5 минут).
Как применить Технику Помидора?
1. Выберите задачу над которой хотите работать. Это должна быть конкретная задача, которую вы можете выполнить за один Помидор (то есть за один 25-минутный рабочий интервал).
2. Установите таймер на 25 минут и начните работать над своей задачей. В это время вы должны сосредоточиться только на своей задаче и избегать любых отвлекающих факторов.
3. Работайте над задачей все 25 минут не отвлекаясь и не прерываясь.
4. Когда сработает таймер, сделайте небольшой перерыв (обычно 5 минут). Используйте это время, чтобы встать, потянуться или просто расслабиться. Старайтесь избегать любых действий, которые могут отвлекать (например, проверка электронной почты, социальных сетей и т. д.).
5. Повторите цикл, запустив еще один Помидор. То есть установите таймер опять на 25 минут и работайте над своей задачей. Потом 5 минут перерыв. Таких подходов должно быть четыре.
6. Сделайте более длительный перерыв после завершения четырех Помидоров (обычно 15-30 минут). Используйте это время, чтобы пообедать, попить чай, размяться или сделать еще что-нибудь приятное.
7. После длительного перерыва начните новый цикл Помидора, пока не выполните все задачи, намеченные на день.
Разбивая свой рабочий день на короткие, сфокусированные интервалы работы, можно сохранить продуктивность и «не сдуться» в течение дня.
Как планировать свое время. Правило Парето
Принцип Парето, также известный как правило 80/20. Суть состоит в том, чтобы 20% усилий давали 80% результата.
Этот принцип был назван в честь итальянского экономиста Вильфредо Парето, который заметил, что 80% земли в Италии принадлежит 20% населения. С тех пор этот принцип применяется в различных областях, включая бизнес, экономику и личностное развитие.
Как применить правило Парето?
1. Поймите концепцию — прилагаешь 20% усилий, при этом получаешь 80% результата.
2. Определите и проанализируйте ключевые факторы, которые приведут к желаемому результату.
3. Сосредоточьтесь на нескольких важных факторах, которые в наибольшей степени способствуют достижению результата. Сосредоточьтесь на их оптимизации или улучшении. Это поможет вам расставить приоритеты ваших усилий и ресурсов по наиболее важным факторам, которые принесут наилучшие результаты.
4. Определите и устраните те факторы, которые мало влияют на результат или сведите их к минимуму. Это поможет вам не тратить время, ресурсы и энергию на факторы, которые не влияют существенно на желаемый результат.
5. Постоянно контролируйте и корректируйте свои действия в зависимости от результатов, которых вы достигаете. Это поможет вам оптимизировать свои ресурсы и убедиться, что вы сосредоточены на наиболее эффективных факторах.
Применяя принцип Парето, вы можете повысить свою эффективность, производительность и результативность. Сосредоточить внимание на наиболее важных факторах, которые в наибольшей степени способствуют достижению желаемого результата. Свести к минимуму или устранить факторы, не влияющие на достижение желаемой цели. Этот принцип можно применять в различных сферах жизни, включая личностное развитие, бизнес и экономику.
Система GTD Дэвида Аллена о планировании своего времени
Система GTD Дэвида Аллена — это не классический тайм-менеджмент, а система доведения всех дел по полного завершения — Getting Things Done (GTD).
Как овладеть искусством продуктивности без стресса, научиться организовывать свои дела, свое время и не погрязнуть в рутине? Найти ответы на все эти вопросы вы можете в статье Дэвид Аллен. Продуктивность без стресса. Многие хотят, но не каждый знает как. Поможет Система GTD
Как планировать свое время. Матрица Эйзенхауэра.
Матрица Эйзенхауэра, также известная как матрица «срочно-важно», представляет собой инструмент управления временем, который помогает людям расставлять приоритеты для задач в зависимости от их срочности и важности.
Названа в честь президента Дуайта Д. Эйзенхауэра, который сказал: «То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко бывает важным».
Как применить матрицу Эйзенхауэра?
1. Нарисуйте сетку 2×2 на листе бумаги (компьютере, телефоне и т.д.). Отметьте горизонтальную ось как «Срочно» и «Не срочно», а вертикальную ось — «Важно» и «Не важно».
2. Напишите все свои задачи в соответствующих местах осей в зависимости от степени их срочности и важности.
- Срочные и важные. Срочные и важные задачи следует помещать в верхнюю левую часть. Эти задачи являются критическими и требуют немедленного внимания, например, сроки, чрезвычайные ситуации и важные проекты.
- Несрочные, но важные. Важные, но несрочные задачи следует помещать в верхнюю правую часть. Эти задачи важны для долгосрочного успеха, такие как, планирование, постановка целей и личное развитие.
- Срочные, но неважные. Срочные, но неважные задачи следует помещать в нижнюю левую часть. Эти задачи часто отвлекают вас, при этом не вносят значительного вклада в достижение ваших целей. Например, телефонные звонки, электронные письма и встречи и т.п.
- Несрочные и неважные. Задачи, которые не являются ни срочными, ни важными, следует помещать в нижнюю правую часть. Эти задачи часто являются пустой тратой времени или ненужными действиями, которые следует свести к минимуму или исключить. Например, социальные сети, телевизор и т.п.
3. Распределите задачи по приоритету. После того, как вы классифицировали свои задачи, расставьте приоритеты в зависимости от важности и срочности каждой задачи. Сначала сосредоточьтесь на выполнении задач в верхней левой части, а затем в верхней правой части. Затем займитесь задачами в нижней левой части и исключите или делегируйте задачи в нижней правой части.
4. Просматривайте и корректируйте постоянно свои задачи в зависимости от изменений их уровня срочности и важности. Это поможет вам оставаться сосредоточенным и продуктивным, адаптируясь к меняющимся приоритетам.
Используя матрицу Эйзенхауэра, вы можете эффективно расставлять приоритеты в своих задачах, эффективно управлять своим временем и более эффективно достигать своих целей. Этот инструмент поможет вам сосредоточиться на самом важном и избежать отвлекающих факторов, прерываний и пустой траты времени.
Как планировать свое время. Система 4D
Система 4D, также известная как «коробка Эйзенхауэра», была популяризирована консультантом по производительности Эдвардом Рэем. Это инструмент управления временем, который помогает людям расставлять приоритеты для задач в зависимости от их срочности и важности, подобно матрице Эйзенхауэра.
Как применить систему 4D?
1. Создайте список задач. Начните с создания списка всех задач, проектов и действий, которые вам необходимо выполнить.
2. Разделите задачи на категории. Затем распределите каждую задачу по одной из четырех категорий:
- Выполнить: срочные и важные задачи. Эти задачи должны быть выполнены немедленно и иметь высший приоритет.
- Отложить: важные, но несрочные задачи. Эти задачи должны быть запланированы на более позднее время и иметь более низкий приоритет.
- Делегировать: срочные, но неважные задачи. Эти задачи следует делегировать кому-то другому, если это возможно.
- Удалить: задачи, которые не являются ни срочными, ни важными. Эти задачи должны быть исключены из вашего списка дел.
3. Распределите свои задачи по приоритету. После того, как вы классифицировали свои задачи, расставьте приоритеты в зависимости от их важности и срочности. Начните с выполнения задач в категории «Выполнить», а затем в категории «Отложить». Затем делегируйте задачи в категории «Делегировать» и исключите задачи в категории «Удалить».
4. Просматривайте и корректируйте постоянно свои задачи в зависимости от изменений их уровня срочности и важности. Это поможет вам оставаться сосредоточенным и продуктивным, адаптируясь к меняющимся приоритетам.
Используя систему 4D, вы можете эффективно расставлять приоритеты в своих задачах и эффективно управлять своим временем. А значит, быстрее достигать своих целей.
Система 4D — это простой и эффективный способ управлять своим списком дел и оставаться в курсе своих задач.
Метод Брайана Трейси о планировании своего времени
Техника ABCDE Брайана Трейси — это инструмент тайм-менеджмента, который помогает людям расставить приоритеты в задачах и сосредоточиться на важных делах.
Как применить метод Брайна Трейси ABCDE?
1. Создайте список задач. Начните с создания списка всех задач, проектов и действий, которые вам необходимо выполнить.
2. Разделите задачи на категории. Затем распределите каждую задачу по одной из пяти категорий:
- Задачи А: это задачи, которые очень важны и должны быть выполнены как можно скорее. Если они не выполняются, у них могут быть серьезные последствия, например, нарушение сроков или потеря клиента.
- Задачи B: это важные, но не такие срочные задачи, как задачи A. Их невыполнение имеет умеренные последствия, такие как, задержка проекта или упущенная возможность.
- Задачи C: это задачи, которые приятно выполнять, но в которых нет необходимости. Они имеют незначительные последствия, если они не выполнены, например, участие в собрании или ответ на электронное письмо.
- Задачи D: это задачи, которые можно делегировать кому-то другому. Это задачи, которые кто-то другой может выполнять не хуже или лучше вас, например, административные задачи или рутинные задачи.
- Задачи E: это задачи, которые можно полностью исключить. Это задачи, которые не имеют реальной ценности или пользы, например, просмотр социальных сетей или просмотр телевизора.
3. Распределите свои задачи по приоритету. После того, как вы классифицировали свои задачи, расставьте приоритеты в зависимости от их важности и срочности. Начните с выполнения задач категории А, а затем категории Б. Затем делегируйте задачи категории D и исключите задачи категории E. Наконец, вы можете решить, выполнять задачи C или нет в зависимости от имеющегося времени.
4. Выполните свой план. Расставив приоритеты для ваших задач, создайте план того, как вы будете их выполнять. Разбейте задачи на более мелкие, управляемые шаги и выделите время для каждой задачи. Сосредоточьтесь на выполнении наиболее важных задач в первую очередь и избегайте отвлекающих факторов и прерываний.
5. Проверяйте и корректируйте. Постоянно проверяйте и корректируйте свои задачи в зависимости от изменения уровня их важности и срочности. Это поможет вам оставаться сосредоточенным и продуктивным, адаптируясь к меняющимся приоритетам.
Используя метод Брайана Трейси ABCDE, вы можете эффективно расставлять приоритеты в своих задачах. Эффективно управлять своим временем и достигать своих целей. Этот инструмент поможет вам сосредоточиться на самом важном и избежать отвлекающих факторов и пустой траты времени.
Читайте также: 21 секрет Брайана Трейси. Мощный конспект по книге
Как планировать свое время. Техника “Съешь слона»
Стратегия «Съешь слона» — это метафорический подход к достижению больших целей путем их разбивки на более мелкие, более выполнимые задачи.
Как применить технику «Съешь слона»
1. Определите свою цель.
Это может быть что угодно, начиная от открытия бизнеса до написания книги. Ключ в том, чтобы наметить конкретную цель, соизмеримую, достижимую и привязанную ко времени.
2. Разбейте свою цель на части.
Как только вы определили свою большую цель, разбейте ее на более мелкие, более конкретные задачи.
3. Расставьте приоритеты.
Как только вы разбили свою цель на более мелкие задачи, расставьте приоритеты и запланируйте их в зависимости от их важности и срочности. Начните с определения задач, которые имеют решающее значение для достижения вашей цели — это задачи высшего приоритета. Затем выделите время для каждой задачи и составьте план того, как вы будете их выполнять.
4. Сосредоточьтесь на одной задаче за раз.
Избегайте соблазна работать в режиме многозадачности или работать над несколькими задачами одновременно. Вместо этого сосредоточьтесь на одной задаче за раз и завершите ее, прежде чем переходить к следующей задаче. Это поможет вам оставаться сосредоточенным и не чувствовать себя перегруженным.
5. Отслеживайте свой прогресс.
Следите за своим прогрессом и отмечайте свои достижения в процессе выполнения задачи. Это поможет вам сохранять мотивацию и сосредоточиться на своей цели.
6. Корректируйте по мере необходимости.
Постоянно пересматривайте и корректируйте свой план по мере необходимости. Это поможет вам не сбиться с пути и адаптироваться к меняющимся обстоятельствам.
Используя стратегию «Съешь слона», вы можете достичь больших целей, разбив их на более мелкие, более выполнимые задачи. Такой подход помогает вам оставаться сосредоточенным, не чувствовать себя перегруженным и более эффективно достигать своих целей. Помните, что каждое путешествие начинается с одного шага, и, делая маленькие шаги, вы можете достичь больших результатов.
Как планировать свое время. Техника временных блоков
Временные блоки — это метод повышения производительности, который включает в себя планирование ваших задач в определенные временные интервалы в течение дня. Вы заранее выделяете определенные часы на какие-то важные задачи. Этот метод может помочь вам повысить производительность, более эффективно управлять своим временем и сосредоточиться на своих целях.
Как применить метод временных блоков?
1. Определите свои задачи. Начните с определения задач, которые вам необходимо выполнить. Составьте список этих задач и расставьте приоритеты в зависимости от их важности и срочности.
2. Запланируйте свои временные блоки. После того, как вы определили свои задачи, создайте временные блоки в своем календаре для каждой задачи. Начните с планирования самых важных и срочных задач на то время, когда вы наиболее продуктивны. Например, если вы наиболее продуктивны по утрам, запланируйте свои высокоприоритетные задачи на утренний блок времени.
3. Установите ограничение по времени. При планировании временных блоков установите ограничение по времени для каждой задачи. Это поможет вам оставаться сосредоточенным и не тратить слишком много времени на какую-то одну задачу. Будьте реалистичны в отношении времени, необходимого для каждой задачи. Корректируйте свое расписание по мере необходимости.
4. Сведите к минимуму отвлекающие факторы во время перерывов. Выключите телефон, закройте электронную почту, не заходите в социальные сети. Создайте рабочее место без отвлекающих факторов. Это поможет вам сосредоточиться на своих задачах.
5. Делайте перерывы. Включите перерывы в свое расписание. Перерывы могут помочь вам перезарядиться, оставаться энергичным и избежать выгорания. Планируйте короткие перерывы между задачами и более длительные перерывы на обед, на физические упражнения, на прогулку и т.д.
6. Просмотрите и откорректируйте. В конце каждого дня просматривайте свой график временных блоков и оценивайте свой прогресс. Определите области, в которых вам нужно скорректировать свой график или внести улучшения, чтобы оптимизировать свою производительность.
Эта техника помогает минимизировать отвлекающие факторы и составить четкий план на день. Не забывайте проявлять гибкость и корректировать свой график по мере необходимости, чтобы использовать свое время максимально эффективно.
20 правил тайм-менеджмента: как управлять временем и не сойти с ума
- Планируй так, чтобы было чем похвастаться
Сделай себе расписание, чтобы друзья завидовали твоей организованности. «Утром спорт, днём гениальные идеи, вечером просмотр фильма». - Составляй список дел, но не как роман
Записывай задачи коротко и чётко. Вместо “разобраться с финансами” напиши “оплатить счета, проверить баланс, заказать пиццу”. - Правило “3 главных задач”
На день выбирай только три самые важные задачи. Остальное — бонус, если останется время и силы. - Используй “волшебное утро”
Самое сложное делай утром, пока мозг ещё свежий и бодрый. После обеда он будет работать на печеньки. - Разделяй рабочее и личное время
Вечером не работай, а на работе не залипай в соцсетях. Пусть хоть где-то будет порядок! - Научись говорить “нет”, и тебя полюбят больше
Чем больше ты отказываешься от лишнего, тем больше времени остаётся на действительно важные вещи. - Делегируй всё, что можно
Не обязательно быть супергероем, иногда лучше дать кому-то другому “спасти мир”. - Блокируй время на фокус
Установи таймер на 50 минут и занимайся только одной задачей. Мир подождёт! - Делай перерывы, иначе сгоришь
Каждые 90 минут отвлекайся на прогулку или чашку чая. Ты не робот, а иногда даже роботы перегреваются. - Ставь дедлайны, но не превращай их в кошмар
Чёткие сроки помогают двигаться быстрее. Но оставь немного времени на “пожары” и сюрпризы. - Секрет “лягушки на завтрак”
Самое неприятное дело сделай первым, чтобы потом наслаждаться остальным. Лягушки вкуснее, чем кажется! - Не жди вдохновения — работай по расписанию
Музы не приходят к тем, кто валяется на диване. Планируй творчество, как обычные дела. - Развивай привычки с “эффектом снежного кома”
Маленькие ежедневные шаги превращаются в большие достижения. Начни с пяти минут в день. - Используй цветные маркеры или стикеры
Сделай свои планы визуально красивыми. Пусть хоть бумажка с задачами радует глаз! - Перестань пытаться сделать всё идеально
Завершённое лучше, чем идеальное. Всё равно никто не заметит, что ты два часа правишь запятую. - Используй правило двух минут
Если задача занимает меньше двух минут — сделай её сразу. Это спасёт от накопления мелких “хвостов”. - Не переоценивай свои силы
Планируй с запасом времени, чтобы не бегать, как белка в колесе. Лучше сделать меньше, но качественнее. - Празднуй победы, даже маленькие
Закончил проект? Поздравь себя! Сделал перерыв — тоже повод для радости. - Сохраняй гибкость: не всё пойдёт по плану
В жизни бывают форс-мажоры. Планируй, но оставляй место для импровизаций. - Помни, что ты главный в своём времени
Время — это твоя валюта. Трать её с умом, но не забывай иногда расслабляться.
Тайм-менеджмент — это не про строгость и жёсткие рамки, а про умение жить с комфортом и эффективностью. Управляй своим временем, и оно будет работать на тебя!
20 правил, как сделать рабочий день приятнее
- Начни день с мини-праздника
Заведи себе утренний ритуал: вкусный завтрак, бодрящая музыка или танцы в душе. Начни день с радости, и он уже не будет казаться таким тяжёлым. - Одевайся красиво, даже если работаешь дома
Да, пижама уютная, но даже пижамы заслуживают выходных. Хорошая одежда повышает уверенность, даже если ты встречаешь только курьера. - Обустрой “уютное рабочее гнёздышко”
Добавь на стол что-то милое: любимую кружку, растение или фотку, где ты улыбаешься. Твое рабочее место должно радовать глаз. - Устрой себе “кофейную церемонию”
Наслаждайся каждой чашкой, как будто ты в модном кафе. Пусть кофе (или чай) будет твоим маленьким ритуалом удовольствия. - Составь план дня и добавь туда “приятности”
Планируй не только задачи, но и паузы на вкусный перекус, прогулку или пятиминутку мемов. - Разделяй работу на “миссии”
Каждую задачу преврати в приключение: ты шпион, супергерой или капитан космического корабля, а отчет — это спасение планеты. - Включай фоновую музыку для настроения
Лёгкие треки без слов или звуки природы сделают работу комфортнее. И никаких “грустных скрипок”! - Устрой перерыв на растяжку в стиле “йога на кресле”
Потянись, разомни плечи — и почувствуешь себя на шаг ближе к гармонии. - Делай мини-награды за выполненные задачи
Завершил сложное дело? Побалуй себя чем-нибудь приятным: шоколадкой, танцем или мемом. - Общайся с коллегами, но в меру
Легкий чатик в мессенджере помогает не чувствовать себя изолированным. Только не застревай в обсуждении котиков на целый час. - Смени обстановку хотя бы раз в день
Перенеси ноутбук в другое место, выйди на балкон или в кафе. Новые виды вдохновляют. - Сделай “чистку задач”
Освободи себя от ненужных дел. Иногда лучше сделать три важных задачи, чем 10 бесполезных. - Ставь таймер на задачи, чтобы не застревать
“Закончить до сигнала” — азартный подход, который превращает рутину в игру. - Дыши! Это важно не только для жизни
Сделай паузу и пару глубоких вдохов. Свежий кислород бодрит лучше любого кофе. - Собери “рабочую аптечку” из вкусняшек и приятных мелочей
Шоколадка, орешки, милые стикеры — они спасут в трудный момент. - Начинай день с лёгких задач
Успешно справился с первым делом — почувствовал себя героем. А дальше всё пойдёт легче. - Устанавливай “барьеры” от стресса
Не бери трубку на каждый звонок и не отвечай на письма моментально. Ты не робот! - Не перегружай себя важностью задач
Даже если ты космонавт, помни: каждая задача — это просто шаг, а не конец света. - Не забывай о юморе
Найди смешное в любом задании. Иногда пара шуток спасает от серьёзности и добавляет сил. - Заканчивай день с чувством выполненного долга
Оцени, что ты сделал, похвали себя и устрой небольшой вечерний ритуал: горячая ванна, фильм или просто тишина.
Рабочий день — это не повод для страданий, а возможность сделать маленький праздник. Подходи к делу с лёгкостью и фантазией, и работа начнёт приносить радость!
Продолжение следует…
Нет времени сейчас внимательно прочитать эту статью?
Сохраните себе в соцсетях, добавьте в закладки, чтобы вернуться к этой статье позже.